Что входит в должностные обязанности секретаря руководителя

СекретарьСекретарь руководителя – человек, без которого невозможно обойтись ни в одном учреждении. Именно он хранит в порядке всю документацию и является главным помощником главы организации. Вместе с тем существует перечень должностных обязанностей, которых обязан придерживаться представитель данной профессии. Он указывается в отдельном документе, и любое нарушение может привести к взысканиям со стороны руководителя, ввиду чего знать их обязательно. Сегодня поговорим о должностных обязанностях секретаря и разберем все основные положения инструкции.

Общие положения

Перед тем как говорить об обязанностях работников данной сферы, необходимо уточнить некоторые моменты. Прежде всего, обращаем внимание, что секретарь руководителя – это техническая должность. Его назначение и увольнение может производиться исключительно приказом гендиректора предприятия, в чьем подчинении он и будет находиться в ходе всей своей деятельности. В приказах сразу же предусматривается и должностное лицо, которое будет выполнять обязанности секретаря руководителя в случае его отсутствия на рабочем месте.

Существует определенный перечень требований, которым должны соответствовать представители данной профессии. К их числу относятся:

  1. Наличие высшего либо же среднего специального образования, в зависимости от требований компании.
  2. Определенный трудовой стаж (как правило, без него на должность секретаря руководителя принимают редко).
  3. Умение работать с оргтехникой (МФУ, сканеры, принтеры).
  4. Уверенное пользование персональным компьютером, в особенности знание программ, входящих в пакет программного обеспечения Microsoft Office.

Читайте также: Как стать хорошим парикмахером

В своей работе секретарь руководителя обязан руководствоваться целым рядом нормативных документов, к числу которых относятся:

  1. Федеральные и региональные нормативно-правовые акты;
  2. Устав и правила внутреннего распорядка организации;
  3. Действующая должностная инструкция.

Итак, мы разобрались в общих положениях, далее же поговорим непосредственно об обязанностях секретаря руководителя

Что должен, на что имеет право, чем рискует лицо

Итак, первоочередной задачей секретаря является техническое обеспечение работы руководителя. Он обязан получать всю почту и документацию, приходящую на имя непосредственного начальства, перенаправляет ее в конкретные органы организации, исходя из принятых генеральным директором решений. Кроме того, он и сам может приводить в исполнение какие-либо распоряжения непосредственного начальника.

Секретарь руководителя должен принимать все бумаги, а также какие-либо поступающие заявление гендиректору для подписи. Также он должен отвечать на любые звонки, принимать или передавать необходимые сведения, организовывать контакты начальника с заинтересованной стороной. Также он обязан заниматься рассылкой каких-либо писем или документации, исходя из распоряжений вышестоящих лиц.

Секретарь руководителя обязан заниматься организацией совещаний органа или департамента, возглавляемого собственным начальником, а также занимается составлением протокола заседания. В число обязанностей представителей данной профессии входят сбор всей нужной информации, а также оповещение всех участников совещания о дате, времени проведения мероприятия и вопросах, вынесенных на повестку.

Представитель данной специальности должен следить за фактическим исполнением тех или иных приказов вышестоящих лиц, а также за соблюдением сроков их выполнения, если подобные задачи поручаются ему директором. Кроме того, работник обязан контролировать наличие всех необходимых принадлежностей на столе у начальника. Именно на нем лежит ответственность за обеспечение условий продуктивной работы директора организации или ее структурного подразделения.

Также секретарь должен заниматься принимать всех посетителей, которые посещают непосредственного руководителя. Он же принимает все заявления, ходатайства, жалобы, предложения от сотрудников организации или ее конкретного подразделения. Кроме того, он обязан следить за сохранностью и правильностью документов, направляющихся на архивное хранение, лично направлять их туда. Именно секретарь занимается организацией всех командировок непосредственного руководителя, заказывает билеты на транспорт, осуществляет бронь номеров в отелях и т. д.

Однако помимо обязанностей, у секретаря также есть и определенные права. Прежде всего, секретарь имеет доступ ко всем сведениям, которые понадобятся ему для решения тех или иных задач, поставленных руководством. Представители данной должности могут предлагать руководству проведение каких-либо мер, направленных на улучшение деятельности учреждения.

Кроме того, при наличии соответствующей санкции от руководства ему впору обратиться для получения любой документации, нужной для выполнения своих непосредственных обязанностей. Секретарь имеет право требовать от руководителя создания условий, которые позволят ему сделать свой труд максимально продуктивным, а также обеспечивать сохранность всей документации компании. Также секретарь имеет право на принятие любых решений, в рамках собственной компетенции.

Читайте также: Как заработать свой первый миллион

Представители данной профессии несут определенную ответственность и могут быть наказаны руководителем в ряде случаев. В первую очередь за проявление халатности на рабочем месте и неисполнение служебных обязанностей. Также наказуемо игнорирование норм, содержащихся в документации, которой обязан подчиняться секретарь. Кроме того, взыскания могут быть вынесены, если лицо не исполняет правила пожарной безопасности, внутреннего распорядка, техники безопасности, норм трудового соглашения. За все эти проступки секретарь может быть наказан любыми методами, предусмотренными нормативными документами предприятия: выговором, штрафом либо же увольнением с рабочего места. Поэтому если вы решили избрать данную специальность, старайтесь максимально точно исполнять свои служебные обязанности, это поможет вам избежать ряда проблем и быть на хорошем счету у руководства.



Оставить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *